RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN: ¿Tendencias asimilables?

En una de las más recientes encuestas del portal de empleos CarrerBuilder (www.careerbuilder.com), con base a datos obtenidos de más de 2.600 gerentes y profesionales de Talento Humano de la unión norteamericana, el panorama de los próximos meses en el área de reclutamiento y selección de personal se ve bastante interesante. Obviamente, siendo datos del mercado norteamericano, no podemos extrapolarlos a nuestra realidad latinoamericana, pero resulta interesante ver algunas tendencias, que pareciera que en cualquier momento podrían tocar las puertas en nuestras empresas. Veamos tres de los aspectos mas destacados de este estudio.

1. Podemos crear el candidato ideal: El 39% de los encuestados aseguró que prefiere capacitar a sus empleados, antes que buscar candidatos afuera de la empresa, incluso si los candidatos internos no tienen experiencia en la posición para la que se está haciendo la búsqueda. Aseguran que esto al final es más barato, aunque pueda consumir más tiempo.
2. El talento que necesito puede estar en la nómina de mi competencia: En el estudio se afirma  que casi el 20% de los trabajadores encuestados (1 de cada 5) fue contactado a través del número telefónico de su oficina, es decir, en su empleo actual, a pesar de que ellos no estaban buscando trabajo ni habían considerado cambiar de empleo o de empresa. Lo más resaltante es que mas del 50% de los que recibieron “la llamada”, terminaron cambiando de trabajo. 
3. Las planillas de empleo son un tesoro oculto: A raíz de lo anterior, podemos preguntarnos, pero… ¿De dónde sacaron los datos de posibles candidatos en otras empresas? Aquí viene lo sorprendente. Resulta que en la mayoría de las planillas de empleo, existe una sección de “Referencias de Trabajos Anteriores”, en donde el candidato indica los datos de contacto de sus últimos supervisores o colegas, quienes pueden dar referencias acerca de él. Pues, bien, el 29% de los profesionales de reclutamiento, admitió que ellos usan estos datos de contacto para “pescar” posibles candidatos, ya que normalmente esas personas son profesionales de experiencia, con buena formación y sobre todo, con las cualificaciones requeridas.

A pesar de que este estudio fue realizado en una realidad muy diferente a la de nuestros países, me atrevería a decir que podríamos asimilarlos en nuestras empresas. ¿Qué piensan ustedes?.

Dos casos de estudio

Esta vez quiero presentarles dos casos de estudio que seguramente despertarán el sentido crítico y la discusión de mis apreciados participantes del curso de Comportamiento Organizacional, en la maestría de RRHH de la URBE. Ambos casos, sirven para ilustrar varios conceptos relativos a la organización, como por ejemplo; cultura organizacional, valores empresariales y políticas laborales. Veamos.

El primer caso es de la cadena de tiendas Best Buy, una de las principales proveedoras de artículos de tecnología en Estados Unidos de América. Pues bien, esta cadena ofrece a sus empleados de las áreas de administración, mercadeo y tecnología, la posibilidad de elegir cuándo y dónde trabajar. En la mayoría de las sedes de esta organización, no tienen horarios fijos, ni reuniones obligatorias, ni protocolos establecidos para la gestión gerencial en las áreas antes mencionadas. ¿Parece una fantasía no? Pero... sigan leyendo.

La empresa se enfocó en juzgar el rendimiento y la producción de sus trabajadores, en lugar de las horas trabajadas y el respeto a los horarios. Esto no fue un cambio exitoso de la noche a la mañana y tampoco fue beneficioso desde el primer día, de hecho hubo varios intentos infructuosos (ensayo y error) y el plan casi es abortado en sus inicios, pero el seguimiento y la toma de decisiones oportunas derivaron en el modelo que hoy opera en la empresa desde hace mas de 7 años.

Hoy los indicadores clave de la empresa muestran que la productividad ha aumentado un 35%, además, la rotación voluntaria promedio se ha reducido drásticamente y el compromiso de los empleados ha crecido, según los sondeos de clima organizacional.

El otro caso es del conocido fabricante de calzados Zappos, quien da a sus empleados recién contratados, la posibilidad de elegir si la empresa es la más adecuada ellos. Pero… ¿cómo es esto?

El asunto es así: A los nuevos empleados que ocuparán posiciones de atención al cliente o de alguna manera darán la cara directamente ante los consumidores, se les da un periodo de formación que los sumerge en todos los aspectos de la empresa, su cultura, sus valores, sus objetivos y sobre todo, el énfasis en la atención al cliente. Después de una semana de labor dentro de la empresa, a los empleados se les ofrece un bono de 3.000 dólares y se les pregunta si desean renunciar ese mismo día. En caso de que el trabajador decida tomar el bono y renunciar, no hay preguntas ni cuestionamientos, sencillamente se les entrega el cheque y en los mejores términos posibles, la empresa da por terminada la relación de trabajo.  En este momento deben estarse preguntando; ¿y qué sentido tiene esto?.

La lógica utilizada por Zappos, es que el empleado que acepte su propuesta no tiene el sentido de compromiso que ellos están buscando. Si está dispuesto a aceptar la oferta de la empresa, entonces no es el empleado que quieren, así de sencillo. Prefieren pagar el bono en la primera semana de labor, antes de invertir tiempo y recursos en una persona que con el tiempo les costará mucho más dinero e igualmente tendrá que ser cesanteado por no cumplir con lo que se espera de él. Suena drástico, pero según los ejecutivos de Zappos, la política ha dado excelentes resultados. Los números de la empresa y la percepción que tienen de ella sus clientes, parecen darles la razón.  

Cuando me enteré de estos casos, tuve que preguntarme ¿estarán listos en nuestros países para adoptar políticas de este tipo? ¿Qué piensan ustedes?

La importancia de definir roles en los equipos de trabajo

Cada cierto tiempo, cuando he tenido que encarar un proyecto al frente de un equipo de trabajo (o como integrante de uno), me he preguntado: ¿Qué será lo más importante para liderar equipos; enfocarse en el logro de las metas, o definir claramente las funciones y tareas de cada miembro del equipo?

La suposición común (y fue la mía durante muchos años) es que debemos enfocarnos en explicar cuidadosamente los objetivos a alcanzar y asegurarnos de que todos en el equipo lo tengan bien claro, dejando que el papel de los individuos dentro del equipo sea abierto y flexible, ya que esto anima a la gente a compartir ideas y a contribuir en múltiples facetas. 

Pues bien, después de varios años de elucubraciones y creerme dueño de la verdad, he encontrado un artículo de la revista Harvard Bussines Review, en el que se publican resultados de un estudio realizada con varias empresas de Inglaterra y Estados Unidos, en el que se dice que yo he estado equivocado toda mi vida con respecto a este asunto, es decir, lo importante NO son los objetivos, sino definir bien los roles de cada integrante del equipo. Veamos.

Según la conocida consultora e investigadora empresarial Tammy Erickson, la colaboración y el trabajo en equipo mejora, cuando los roles y funciones de cada miembro del equipo está claramente definidos y sus actividades en el proyecto están perfectamente delimitadas. Cuando las personas perciben que su papel en un proyecto esta perfectamente establecido, se sienten con mayor posibilidad de administrar su tiempo, de proponer nuevas formas de realizar una tarea e incluso se sienten más integrados al equipo.

También encontró esta investigadora, que los miembros del equipo son más propensos a querer colaborar, si el camino para alcanzar la meta del equipo se queda un tanto ambigua. Si un equipo percibe la tarea como una que requiere de creatividad, donde el método no está todavía bien conocido o predefinido, sus miembros son más propensos a invertir más tiempo y energía en colaboración. Veamos esto con un ejemplo.

Supongamos que tenemos a un equipo de médicos y enfermeras que trabajan en una sala de emergencias de un hospital y les informan que va en camino una ambulancia con un herido producto de un accidente de tránsito. No tienen idea de la naturaleza de la tarea que les espera. ¿El paciente requerirá cirugía, reanimación cardiopulmonar?, en fin, la condición del paciente es desconocida.

Las tareas que serán necesarias del equipo, se desconocen. Pero a pesar de esto, todos están claros con lo que tienen que hacer ante cada una de las situaciones posibles, el papel de cada quien no se negocia ni se pregunta. Nadie dice ¿a quién le gustaría aplicar esta anestesia? o quizá, ¿alguien está interesado en entubar a este paciente? Es decir, cada función esta clara para cada quien. Como resultado, cuando llega el paciente, el equipo es capaz de pasar rápidamente a la acción.

En el ejemplo anterior, se podría pensar que existirá caos y confusión, más sin embargo, al saber cual es mi rol y saber cual es el rol de los demás, se obtienen éxitos, obviamente al contar con un equipo de trabajo apto y competente para la tarea.  
Así pues, lo que asegura demostrar este estudio, es que el papel del líder debe ser asegurar que las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo están claramente definidas para cada proyecto, aceptando claro está que los roles de los miembros pueden cambiar de un proyecto a otro para ofrecer variedad y ampliar la experiencia. Por otra parte, los líderes deberán ayudar a los miembros del equipo a entender la importancia del proyecto y el objetivo final, pero deberán dejar el enfoque exacto a la discreción del equipo.

La Autogestión de Empleados.

La autogestión de empleados (Employee Self Management en inglés) es una modalidad empresarial que cada vez se hace más común en empresas extranjeras y que poco a poco ha venido siendo adoptada por empresas venezolanas.

Esta modalidad proporciona el empleado, a través del uso de la tecnología, la posibilidad de realizar personalmente y sin intermediarios, muchas de las gestiones administrativas que tradicionalmente deben ser realizadas por personal del área de Talento Humano, eliminando así la necesidad de dedicar personal de la empresa a la atención de estas tareas.

Veámoslo así; la empresa ABC diseña un portal en su Intranet, a través del cual los empleados tienen la posibilidad de acceder a gestionar asuntos tales como por ejemplo:

• Realizar las gestiones relacionadas con viajes de negocio o adiestramiento: El empleado puede realizar desde la planificación del viaje, hasta los informes de gastos. (Reserva de boletos aéreos y hotel, solicitar viáticos, etc.)
• Administrar los beneficios contractuales: Solicitar estados de cuenta de fondo de ahorro, gestionar préstamos o adelantos de fideicomiso, Solicitar reintegros por gastos médicos, solicitar cartas compromiso para la atención médica, entre otros. 
• Canalizar consultas y reclamaciones: Establecer contacto directo con el personal de RRHH que pueda resolver dudas en relación a un pago no recibido, mal calculado u omitido.   
• Acceder a su perfil personal: Mantener actualizada o consultar la base de datos de cualificaciones personal, actualización del plan de carrera, direcciones, carga familiar, estado civil.
• Actualizar información para el cálculo de nómina: Cargar sobretiempo, mostrar los horarios de trabajo, presentar solicitudes de ausencia, y obtener aprobaciones.
• Programar sus actividades de formación: Inscribirse o solicitar adiestramientos internos o externos, recibir aprobaciones.
• Participar en los procesos de selección interna: Ver vacantes en la empresa, postularse para ellas y ver el estado de su solicitud
• Participar de los proyectos corporativos: Ofrece información a los empleados  acerca de los cambios proyectados por la empresa, nuevos proyectos y establece canales de comunicación con todas las instancias de la empresa.
• Permite actualizar la hoja de vida: Cambio de estado civil, carga familiar, cargos desempeñados, direcciones, contactos de emergencia, datos bancarios.

Adicionalmente, con los niveles de autorización adecuados y las delegaciones financieras correspondientes, estos portales pueden ser utilizados también para que los empleados creen solicitudes de compra, confirmen la recepción de bienes y servicios, o  aprueben facturas.

Son bastante obvias las ventajas que esto trae para la organización, el hecho de que la empresa permita a los empleados actualizar sus datos y acceder a su información, da muestras de confianza hacia el empleado y aumenta la satisfacción de éste, adicionalmente se mejora significativamente la precisión de los datos.

Otro aspecto a destacar es que buena parte del personal del área de Talento Humanos se libera de actividades rutinarias de entrada de datos, reduciendo las horas hombre necesarias para estas actividades.

Como se ve las ventajas son obvias, pero ¡CUIDADO!. Operar bajo esta modalidad  requiere no sólo de la inversión en tecnología correspondiente, sino de una precisa definición de procesos y una eficiente gestión de parte del personal de RRHH. En caso contrario, la autogestión puede ser una soga en el cuello de la gerencia de Talento Humano y puede llegar a exponer todas las fallas, ineficiencias y malas prácticas del área.

En pocas palabras, si los procesos del área de Talento Humano no están bien definidos y optimizados para brindar un servicio bajo esta modalidad, seguramente se expondrían las debilidades del área y se convertiría en un cuello de botella para toda la organización, creando descontento en los empleados e incluso retrasando muchos de los procesos de áreas tales como Finanzas y Contabilidad

Otro aspecto a considerar en este caso, es que una vez que la autogestión se establece en una organización, ya no hay vuelta atrás, es decir, después que una empresa comienza a operar de bajo este esquema, lo único que queda es optimizar y mejorar, ya que cualquier intento de regresar al modelo “tradicional” no sólo sería visto como un fracaso, sino que afectaría el clima organizacional, al ser visto por el empleado como una pérdida de beneficios.

En tiempos como los actuales, cuando las organizaciones sindicales están cambiando su rol en el ámbito laboral y el control y la participación obrera están ganando protagonismo, la autogestión del empleado cobra una importancia significativa.

Es cierto que en nuestro país aun son pocas las empresas que ofrecen esta facilidad, pero ese número poco a poco se ha venido incrementando. Como gerentes del área de Talento humano, es importante conocer estas tendencias y considerarlas para nuestras organizaciones.