La Autogestión de Empleados.

La autogestión de empleados (Employee Self Management en inglés) es una modalidad empresarial que cada vez se hace más común en empresas extranjeras y que poco a poco ha venido siendo adoptada por empresas venezolanas.

Esta modalidad proporciona el empleado, a través del uso de la tecnología, la posibilidad de realizar personalmente y sin intermediarios, muchas de las gestiones administrativas que tradicionalmente deben ser realizadas por personal del área de Talento Humano, eliminando así la necesidad de dedicar personal de la empresa a la atención de estas tareas.

Veámoslo así; la empresa ABC diseña un portal en su Intranet, a través del cual los empleados tienen la posibilidad de acceder a gestionar asuntos tales como por ejemplo:

• Realizar las gestiones relacionadas con viajes de negocio o adiestramiento: El empleado puede realizar desde la planificación del viaje, hasta los informes de gastos. (Reserva de boletos aéreos y hotel, solicitar viáticos, etc.)
• Administrar los beneficios contractuales: Solicitar estados de cuenta de fondo de ahorro, gestionar préstamos o adelantos de fideicomiso, Solicitar reintegros por gastos médicos, solicitar cartas compromiso para la atención médica, entre otros. 
• Canalizar consultas y reclamaciones: Establecer contacto directo con el personal de RRHH que pueda resolver dudas en relación a un pago no recibido, mal calculado u omitido.   
• Acceder a su perfil personal: Mantener actualizada o consultar la base de datos de cualificaciones personal, actualización del plan de carrera, direcciones, carga familiar, estado civil.
• Actualizar información para el cálculo de nómina: Cargar sobretiempo, mostrar los horarios de trabajo, presentar solicitudes de ausencia, y obtener aprobaciones.
• Programar sus actividades de formación: Inscribirse o solicitar adiestramientos internos o externos, recibir aprobaciones.
• Participar en los procesos de selección interna: Ver vacantes en la empresa, postularse para ellas y ver el estado de su solicitud
• Participar de los proyectos corporativos: Ofrece información a los empleados  acerca de los cambios proyectados por la empresa, nuevos proyectos y establece canales de comunicación con todas las instancias de la empresa.
• Permite actualizar la hoja de vida: Cambio de estado civil, carga familiar, cargos desempeñados, direcciones, contactos de emergencia, datos bancarios.

Adicionalmente, con los niveles de autorización adecuados y las delegaciones financieras correspondientes, estos portales pueden ser utilizados también para que los empleados creen solicitudes de compra, confirmen la recepción de bienes y servicios, o  aprueben facturas.

Son bastante obvias las ventajas que esto trae para la organización, el hecho de que la empresa permita a los empleados actualizar sus datos y acceder a su información, da muestras de confianza hacia el empleado y aumenta la satisfacción de éste, adicionalmente se mejora significativamente la precisión de los datos.

Otro aspecto a destacar es que buena parte del personal del área de Talento Humanos se libera de actividades rutinarias de entrada de datos, reduciendo las horas hombre necesarias para estas actividades.

Como se ve las ventajas son obvias, pero ¡CUIDADO!. Operar bajo esta modalidad  requiere no sólo de la inversión en tecnología correspondiente, sino de una precisa definición de procesos y una eficiente gestión de parte del personal de RRHH. En caso contrario, la autogestión puede ser una soga en el cuello de la gerencia de Talento Humano y puede llegar a exponer todas las fallas, ineficiencias y malas prácticas del área.

En pocas palabras, si los procesos del área de Talento Humano no están bien definidos y optimizados para brindar un servicio bajo esta modalidad, seguramente se expondrían las debilidades del área y se convertiría en un cuello de botella para toda la organización, creando descontento en los empleados e incluso retrasando muchos de los procesos de áreas tales como Finanzas y Contabilidad

Otro aspecto a considerar en este caso, es que una vez que la autogestión se establece en una organización, ya no hay vuelta atrás, es decir, después que una empresa comienza a operar de bajo este esquema, lo único que queda es optimizar y mejorar, ya que cualquier intento de regresar al modelo “tradicional” no sólo sería visto como un fracaso, sino que afectaría el clima organizacional, al ser visto por el empleado como una pérdida de beneficios.

En tiempos como los actuales, cuando las organizaciones sindicales están cambiando su rol en el ámbito laboral y el control y la participación obrera están ganando protagonismo, la autogestión del empleado cobra una importancia significativa.

Es cierto que en nuestro país aun son pocas las empresas que ofrecen esta facilidad, pero ese número poco a poco se ha venido incrementando. Como gerentes del área de Talento humano, es importante conocer estas tendencias y considerarlas para nuestras organizaciones.