La importancia de definir roles en los equipos de trabajo

Cada cierto tiempo, cuando he tenido que encarar un proyecto al frente de un equipo de trabajo (o como integrante de uno), me he preguntado: ¿Qué será lo más importante para liderar equipos; enfocarse en el logro de las metas, o definir claramente las funciones y tareas de cada miembro del equipo?

La suposición común (y fue la mía durante muchos años) es que debemos enfocarnos en explicar cuidadosamente los objetivos a alcanzar y asegurarnos de que todos en el equipo lo tengan bien claro, dejando que el papel de los individuos dentro del equipo sea abierto y flexible, ya que esto anima a la gente a compartir ideas y a contribuir en múltiples facetas. 

Pues bien, después de varios años de elucubraciones y creerme dueño de la verdad, he encontrado un artículo de la revista Harvard Bussines Review, en el que se publican resultados de un estudio realizada con varias empresas de Inglaterra y Estados Unidos, en el que se dice que yo he estado equivocado toda mi vida con respecto a este asunto, es decir, lo importante NO son los objetivos, sino definir bien los roles de cada integrante del equipo. Veamos.

Según la conocida consultora e investigadora empresarial Tammy Erickson, la colaboración y el trabajo en equipo mejora, cuando los roles y funciones de cada miembro del equipo está claramente definidos y sus actividades en el proyecto están perfectamente delimitadas. Cuando las personas perciben que su papel en un proyecto esta perfectamente establecido, se sienten con mayor posibilidad de administrar su tiempo, de proponer nuevas formas de realizar una tarea e incluso se sienten más integrados al equipo.

También encontró esta investigadora, que los miembros del equipo son más propensos a querer colaborar, si el camino para alcanzar la meta del equipo se queda un tanto ambigua. Si un equipo percibe la tarea como una que requiere de creatividad, donde el método no está todavía bien conocido o predefinido, sus miembros son más propensos a invertir más tiempo y energía en colaboración. Veamos esto con un ejemplo.

Supongamos que tenemos a un equipo de médicos y enfermeras que trabajan en una sala de emergencias de un hospital y les informan que va en camino una ambulancia con un herido producto de un accidente de tránsito. No tienen idea de la naturaleza de la tarea que les espera. ¿El paciente requerirá cirugía, reanimación cardiopulmonar?, en fin, la condición del paciente es desconocida.

Las tareas que serán necesarias del equipo, se desconocen. Pero a pesar de esto, todos están claros con lo que tienen que hacer ante cada una de las situaciones posibles, el papel de cada quien no se negocia ni se pregunta. Nadie dice ¿a quién le gustaría aplicar esta anestesia? o quizá, ¿alguien está interesado en entubar a este paciente? Es decir, cada función esta clara para cada quien. Como resultado, cuando llega el paciente, el equipo es capaz de pasar rápidamente a la acción.

En el ejemplo anterior, se podría pensar que existirá caos y confusión, más sin embargo, al saber cual es mi rol y saber cual es el rol de los demás, se obtienen éxitos, obviamente al contar con un equipo de trabajo apto y competente para la tarea.  
Así pues, lo que asegura demostrar este estudio, es que el papel del líder debe ser asegurar que las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo están claramente definidas para cada proyecto, aceptando claro está que los roles de los miembros pueden cambiar de un proyecto a otro para ofrecer variedad y ampliar la experiencia. Por otra parte, los líderes deberán ayudar a los miembros del equipo a entender la importancia del proyecto y el objetivo final, pero deberán dejar el enfoque exacto a la discreción del equipo.